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2021-07-08 09:59

2021年企业该如何使用和搭建视频会议系统

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当前,企业在视频会议应用中所面临的问题并不是减少视频会议的使用,而是如何对视频会议的使用进行更好的管理,将视频会议的疲劳降到最低。随着疫情爆发达到最高记录,使用量将会下降。研究人员提出警告:从某种意义上讲,视频会议的使用今年将会减少,但是这仅仅是视频会议在工作场所的使用。过去一年,视频会议的增长率从零增长到60%,而这种高速增长和下降的趋势将会逆转,直到更加可持续。

视频会议
 
视频会议对企业保持远程团队的高效运作、培育企业合作文化具有重要意义,其效用毋庸置疑。但这种沉浸感也会导致视频疲劳,因此到2021年,企业面临的问题不是减少视频会议的数量,而是更好的管理,防止员工在远程工作时精疲力竭。随着企业找到利用视频会议的更好方式,其他形式的交流与合作也在增长。
 
管理策略视频。
 
从政策上讲,企业不应降低视频会议利用率。当然,除非许可费用过高或对网络操作有负面影响。需要注意的是,视频会议软件厂商已经采取了一些措施,以减少视频会议疲劳以及其他可能让员工失望的技术。所以,降低视频会议使用率的决定不应该仅仅基于视频会议不再有价值。
 
实际上,让视频会议如此流行的本质并没有改变,它只是减少了视频会议的使用。如有必要,企业可能需要制定培训计划和策略,以帮助员工从视频会议中获得更丰富的价值,并采取措施减轻影响其效果的问题。
 
所以,为了在视频会议与非视频会议模式之间达到更好的平衡,企业需要考虑三个步骤。这样能增加员工的参与度,减少疲劳。
 
(1)了解视频会议疲劳的原因。
 
虽然听起来像常识,但是在采用新技术时,这种情况经常会发生,而且重点往往是观察而非根源。有些情况下,员工的疲劳感与视频平台或服务无关,因为他们能够正确支持视频平台或服务。在信息技术层面上,这是为了确保终端用户拥有足够的带宽,并采取相应的服务质量措施,优化视频会议的网络性能。
 
对终端用户而言,这意味着他们有足够的终端,可以提供企业级的视频体验,这不仅适用于PC或智能手机,也适用于网络摄像机、麦克风/扬声器、照明设备等外设。这样会影响经验的质量。例如,视频不同步,图像跳动或抖动,屏幕死机和音频问题都会导致视频会议疲劳,但通过解决这些问题的根源,就可以在一定程度上减轻这些问题。
 
(2)拟订会议的最佳做法。
 
公司既要制定控制会议方式的方针。统一信息技术和统一沟通的企业管理者还应该考虑如何激励员工,确保最佳做法。视讯会议已成为很多员工默认的交流方式。但在爆发之前,利用视频会议显然是一种学习行为。
 
通过这种方式,企业员工仍然可以提高生产率,但是只有在培养良好的习惯和纪律的情况下。尽可能缩短会议时间,设定限制,安排视频会议的空间和时间。另外,限制一天的视频会议次数,将多任务处理降到最低。
 
另外一种需要考虑的策略是,员工在视频会议期间不做其他事情,以便集中精力开会。这样做会反映出其总体目标:更好地管理视频会议,而不只是减少。
 
(3)确定最佳的录像用例。
 
并不是每一个电话都是视频。当视像会议成为日常交流的首选时,疲劳不可避免。不需要进行视频会议,特别是没有展示或共享内容的员工和同事之间的日常交谈。
 
电视会议的临场感得到了充分的体现,但是它也引入了视觉刺激,从而进一步分散了人们的注意力。比如外貌、虚拟背景、工作空间、家庭成员和宠物等,可能会分散员工的注意力。在语音通话或聊天期间,这些因素一般不会影响员工的互动。但是,采用视频会议也有不好的效果,它只是一个副作用。
 
相反,有必要考虑一系列视频会议实例。不久前,视频会议也被视为一种稀缺资源,它的使用需要论证其合理性。现在,与其将视频会议作为一种沟通工具,还不如把它作为一个可用的工具。有了明确的用例,员工就能更容易地决定什么时候使用视频会议,甚至重新发现有效的语音和信息传输方式。
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